1. Tiếp nhận hồ sơ:

Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ phận “Một cửa” của UBND huyện nộp hồ sơ.

* Giấy tờ phải xuất trình:

 - Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

- Cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp gửi văn bản đến UBND huyện hoặc gửi hồ sơ, văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính.

 (Trong giai đoạn chuyển tiếp, người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ chứng minh về nơi cư trú).

* Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân theo mẫu Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015.

- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Hồ sơ đầy đủ giấy tờ hợp lệ thì cán bộ Phòng Tư pháp tại bộ phận “Một cửa” thực hiện:

- Viết Phiếu nhận hồ sơ.

- Thẩm định và dự thảo bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của công dân.

- Chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phòng Tư pháp.

2. Xem xét, trình CT/PCT UBND huyện:

Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện:

- Thẩm tra lại hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không đủ căn cứ pháp lý thì giao cho cán bộ phòng Tư pháp tại Bộ phận “Một cửa” để trả cho công dân. Trường hợp hồ sơ hợp lệ trình CT/PCT UBND huyện ký duyệt bản sao trích lục hộ tịch.

3. Duyệt ký:

CT/PCT UBND huyện xem xét, ký duyệt bản sao trích lục hộ tịch.

4. Đóng dấu, vào sổ theo dõi:

Cán bộ phòng Tư pháp tại bộ phận “Một cửa” tiếp nhận bản sao trích lục hộ tịch được ký duyệt của CT/PCT UBND huyện do Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp chuyển lại:

- Đóng dấu.

- Vào Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch.

5. Thu lệ phí và trả kết quả

Cán bộ phòng Tư pháp tại bộ phận "Một cửa":

- Thu lệ phí;

- Trả kết quả cho công dân.

6. Lưu hồ sơ:

Cán bộ phòng Tư pháp tại bộ phận "Một cửa", tập hợp và lưu giữ hồ sơ theo quy định ở Mục 6 của quy trình.

Thời gian lưu trữ: lâu dài tại Phòng Tư pháp.